V předchozích dvou dílech seriálu jsme blíže rozebírali implementační a servisní smlouvy z pohledu objednatelů. Jednotlivé informace a postřehy dříve uvedené jsou jistě do značné míry využitelné i pro dodavatele IT řešení. Proto si v tomto článku dovolíme zmínit pouze ty aspekty implementačních a servisních smluv, které nebyly rozebírány v předchozích dílech seriálu, ale mohou být významné pro dodavatele IT řešení.  

Vymezení předmětu a analýza  

Jak bylo opakovaně zdůrazňováno, vymezení předmětu smlouvy je velmi významné pro objednatele, aby skutečně dostal to, co si objednal. O to více je však takové vymezení významné pro dodavatele z hlediska odpovědnosti a činností, které bude skutečně provádět. Předmět může být u implementačních smluv určen v analýze, kde je vhodné uvést jasnou a přesnou definici činností, které bude dodavatel provádět v rámci plnění smlouvy. Například pokud je součástí předmětu plnění implementační smlouvy migrace dat, mělo by být zřejmé, která strana zajišťuje přípravu dat, provedení exportů ze stávajícího řešení, zdali bude migrace prováděna objednatelem úpravou dat do nových číselníků a kdo bude provádět testování zachování integrity a správnosti migrovaných dat. Obdobně je vhodné definovat, jaké vstupy bude dodavatel potřebovat od objednatele, aby mohl splnit smlouvu a její jednotlivé části včas. U implementační smlouvy, kdy je IT řešení implementováno na hardware objednatele, to může například být příprava hardware a generického software na implementaci (zapojení serverů, instalace operačních systémů, nastavení software), předání dokumentace, udělení administrátorských oprávnění apod. Netřeba zdůrazňovat, že čím přesnější analýza bude, tím menší je riziko vzniku sporů do budoucna, zvláště pak v případě placení za dodané IT řešení.  

Licence  

V souvislosti s licencemi může nejčastěji dojít k dvojí negativní situaci pro dodavatele a to že udělí více práv, než má anebo než zamýšlel udělit, anebo udělí objednateli oprávnění, které bude v rozporu s licenčními podmínkami jeho poddodavatele. První zmíněná situace je velmi odvislá jednak od obchodního modelu zvoleného dodavatelem, tedy jaké uděluje licence a s jakými produkty pracuje, jednak od konkrétního obchodního případu, tedy zejména na jaké odměně se s objednatelem dohodli. Pokud je udělováno široké oprávnění objednateli, musí takové oprávnění dodavatel sám mít, jelikož nelze převést více práv, než dodavatel skutečně má. Pokud by dodavatel náležitá oprávnění neměl, nemůže je udělit dále objednateli, čímž by porušil smlouvu a objednateli by tím mohla vzniknout škoda. V této souvislosti je důležité mít dostatečně a správně upravené licence, respektive oprávnění, s poddodavateli, například programátory spolupracujícími na základě smlouvy o dílo (na IČO). 

Pokud jde o řešení dodávané na míru objednateli a objednatel požaduje udělení výhradní licence (případně postoupení výkonu majetkových práv), je třeba mít na paměti, že dodavatel již nebude moci autorská díla, ke kterým udělil výhradní licenci, dále využít pro jiné zákazníky. Tento problém nenastává v případě, že je udělena výhradní licence až po předchozím udělení libovolného množství nevýhradních licencí, jelikož nevýhradní licence zůstávají nadále v platnosti. Tedy pokud dodavatel doposud svým zákazníkům uděloval nevýhradní licence, může objednateli udělit výhradní licenci. Po udělení výhradní licence však stejná autorská díla (počítačové programy) v nových projektech realizovaných dodavatelem již užít nelze. 

U druhé zmíněné situace lze pouze doporučit pročíst si licenční podmínky poddodavatele (EULA) a tomu přizpůsobit rozsah práv udělovaných objednateli. S tím souvisí i podmínky pro ukončení licence, kdy například v případě IT řešení provozovaného na cloudu (např. SaaS – Software as a Service) může mít provozovatel cloudu specifické podmínky pro ukončení smlouvy, které by měly být reflektovány ve smlouvě s objednatelem. Například povinnost strpět aktualizaci SaaS, změnu funkcionalit nebo GUI (grafického uživatelského rozhraní).  

Akceptace a platební podmínky 

Proces akceptace předávaných výstupů je klíčovou součástí servisní a implementační smlouvy a správné nastavení procesu akceptace je významné pro následné placení odměny za dodané řešení. Nezřídka se stává, že se objednatel s dodavatelem neshodnou na tom, zdali předávaný výstup odpovídá akceptačním kritériím a je v souladu s tím, co si objednatel objednal. Byť takové spory mohou být do určité míry eliminovány právě ve správné definici předmětu plnění a analýze, nelze se jim zcela vyhnout. Lze proto pouze doporučit vhodně upravit akceptační proces tak, aby objednatel měl povinnost výstup akceptovat, pokud objektivně splňuje akceptační kritéria a je způsobilý sloužit svému účelu. Pro případy sporu je také vhodné mít odpovídajícím způsobem upraveno posunutí termínu pro dokončení implementace nebo rozvoje v rámci servisní smlouvy, aby se dodavatel nedostával do prodlení. V rámci smlouvy lze rovněž upravit oprávnění smluvních stran předložit spor nezávislé třetí osobě, například soudnímu znalci, aby spor smluvních stran rozhodl v předsoudní fázi. Pokud jsou prováděny akceptační testy, je vhodné upravit pravidla pro jejich provádění, zejména tedy kdo je provede, kdo dodá testovací data, testovací uživatele a jakým způsobem budou testy probíhat.    

Na akceptaci výstupů plnění je zpravidla vázáno placení odměny v rámci implementační smlouvy. Jak jsme psali v díle seriálu věnujícím se implementačním smlouvám, analýza je zpravidla nemalou součástí plnění a je vhodné ji mít zaplacenou předtím, než bude provedena samotná implementace. Pokud je součástí plnění analýza, lze doporučit ujednání placení odměny za provedení implementace po částech a to po provedení analýzy a dalších případných významných milnících. Stejně jako objednatel potřebuje motivační mechanismy (smluvní pokuty) pro motivaci dodavatele k včasnému a řádnému plnění smlouvy, lze dodavateli doporučit vhodnou motivaci pro objednatele k včasnému placení odměny za poskytnuté plnění, zpravidla ve formě smluvní pokuty. Pro úplnost uvádíme, že dodavatel má v případě nezaplacení peněžité částky ze strany objednatele nárok na zaplacení úroků z prodlení v zákonné výši, nicméně výše úroku z prodlení nemusí být dostatečně motivující, zejména pak v případě měsíčních plateb.  

U servisních smluv uzavíraných na dobu neurčitou nebo dobu určitou v řádu let lze rovněž doporučit zakotvení mechanismu pro změnu výše odměny za poskytování servisu. Jako vhodné lze vnímat změnu odměny v souvislosti se zvýšením inflace (inflační doložka), výraznou změnou měnového kurzu (měnová doložka) v případě, že je poddodavatel ze zahraničí, nebo změnou hladiny cen na trhu (cenová doložka). Alternativou k uvedeným doložkám může být vhodný mechanismus ukončení smlouvy pro případ, kdy by její plnění již pro dodavatele nebylo rentabilní. 

Odpovědnost, smluvní pokuty a omezení 

Správné rozdělení odpovědnosti stran v rámci plnění smlouvy je jednou z klíčových náležitostí implementačních a servisních smluv, kdy u servisních smluv, kde je riziko vzniku sporných případů velmi vysoké, je rozdělení odpovědnosti o to významnější. V této oblasti lze samozřejmě spoléhat na zákon, nicméně smluvní ujednání vnáší do vztahu stran vyšší míru jistoty. Pokud smlouva anebo analýza obsahuje vymezení součinnosti objednatele, mělo by v případě neposkytnutí takové součinnosti následovat posunutí termínu pro plnění dodavatele o dobu prodlení objednatele. V případě servisních smluv, kde zpravidla nejsou určeny termíny k provedení konkrétních činností součinnosti, lze dané reflektovat suspendací smluvních pokut za neplnění kvality poskytovaných služeb (nesplnění SLA). Správné rozdělení odpovědnosti a tedy přesná definice toho, za co ještě odpovídá dodavatel, a za co již odpovědnost nenese, je o to významnější v případě smluv na SaaS nebo jinak založených na cloudovém řešení. V takovém případě lze doporučit vyloučení odpovědnosti dodavatele za kvalitu internetového připojení, kvalitu infrastruktury zajišťující propojení mezi cloudem a objednatelem a podobné externality.  

Jak jsme zmiňovali již v díle seriálu o servisních smlouvách, standardem na trhu je omezení odpovědnosti za újmu do určité výše (například do výše odměny za kalendářní rok poskytování servisu dle servisní smlouvy, nebo v případě implementační smlouvy do výše odměny za implementaci). Danou úpravu lze dodavateli pouze doporučit, ovšem omezení odpovědnosti má své zákonné limity. Dle zákona1 nelze vyloučit a omezit odpovědnost za újmu na přirozených právech fyzické osoby a újmu způsobenou úmyslně nebo hrubou nedbalostí. Za takovou újmu dodavatel vždy odpovídá a je vhodné dané výslovně zmínit i přímo ve smlouvě, jelikož někteří autoři dovozují, že omezení maximální výše náhrady újmy bez zmínění uvedených výjimek by mohlo být považováno za neplatné. Stejně jako omezení výše náhrady újmy je vhodné i omezit maximální výši smluvní pokuty. Může se například stát, že dodavateli dají výpověď klíčoví projektoví manažeři nebo programátoři a než nalezne náhradu, dojde k několikaměsíčnímu prodlení s implementací nebo výpadku servisu. Pak by neomezený běh smluvních pokut mohl být pro dodavatele likvidační.  

V neposlední řadě pokud dodavatel poskytuje SaaS anebo cloudové služby, je vhodné mít smluvně ošetřené její případné ukončení anebo oprávnění ke smazání konkrétního obsahu vloženého objednatelem. V konkrétních případech se totiž může stát, že dodavatel bude považován za poskytovatele služby informační společnosti s uživatelsky vkládaným obsahem2. V takovém případě, aby dodavatel neodpovídal za protiprávní obsah vložený uživatelem, musí dodavatel protiprávní obsah smazat anebo znepřístupnit neprodleně potom, co se o jeho protiprávní povaze dozví. Uvedená povinnost se samozřejmě bude vztahovat pouze na konkrétní případy, které naplní požadavky stanovené v zákoně.  

Účelem tohoto článku je upozornit dodavatele na některé pasáže implementačních a servisních smluv, kterým by měl věnovat pozornost a jakým způsobem by měl v případě vypracování a uzavírání takových smluv postupovat. Věříme, že zde uvedené informace a případy budou zejména pro dodavatele přínosné. V posledním díle seriálu se budeme věnovat smlouvám o úschově zdrojového kódu.  

Článek byl publikován v časopise IT Systems – https://www.systemonline.cz/

JUDr. Jan Diblík, advokát a partner
HAVEL&PARTNERS s.r.o, advokátní kancelář

JUDr. Samuel Král, advokát, HAVEL&PARTNERS s.r.o, advokátní kancelář